Datenschutzerklärung
Stand: 15. März 2025
Bei venthaluna nehmen wir den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Ihre Informationen sammeln, verwenden und schützen, wenn Sie unsere Coaching-Dienste zur Zielsetzung und -erreichung nutzen.
Wir arbeiten nach den Grundsätzen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderen geltenden deutschen Datenschutzgesetzen.
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
venthaluna
Sattlerstraße 9
77756 Hausach, Deutschland
Telefon: +492403609180
E-Mail: info@venthaluna.sbs
2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
2.1 Beim Besuch unserer Website
Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch folgende Informationen erfasst:
- IP-Adresse des anfragenden Rechners
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Name und URL der abgerufenen Datei
- Übertragene Datenmenge
- Meldung über erfolgreichen Abruf
- Browsertyp und verwendetes Betriebssystem
- Verweisende Website
Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus, zur Systemsicherheit und zur technischen Administration gespeichert. Die IP-Adressen werden nach spätestens 7 Tagen anonymisiert.
2.2 Bei Kontaktaufnahme und Anfragen
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir folgende Daten:
- Name und Vorname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer (falls angegeben)
- Nachrichteninhalt und sämtliche freiwillig mitgeteilte Informationen
- Zeitpunkt der Anfrage
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Anbahnung eines möglichen Vertragsverhältnisses.
2.3 Bei Inanspruchnahme unserer Coaching-Dienste
Für die Durchführung unserer Coaching-Programme sammeln wir:
- Vollständiger Name und Kontaktdaten
- Rechnungsadresse
- Zahlungsinformationen (verarbeitet durch externe Zahlungsdienstleister)
- Informationen zu Ihren Zielen und Entwicklungswünschen
- Fortschrittsdokumentation während des Coaching-Prozesses
- Kommunikationsverlauf im Rahmen der Betreuung
Sensible persönliche Informationen, die Sie im Coaching-Kontext teilen, werden streng vertraulich behandelt und ausschließlich zur Erbringung unserer Dienstleistung verwendet.
3. Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung und Verbesserung unserer Coaching-Dienste
- Kommunikation mit Ihnen bezüglich Ihrer Anfragen und unserer Dienstleistungen
- Vertragsabwicklung und Rechnungsstellung
- Dokumentation Ihrer Fortschritte und Ziele
- Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
- Versendung von Informationen zu unseren Programmen (nur mit Ihrer Einwilligung)
- Technische Administration und Sicherheit unserer Website
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis folgender rechtlicher Grundlagen:
| Rechtsgrundlage | Anwendungsbereich |
|---|---|
| Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO | Einwilligung für Newsletter und Marketing-Kommunikation |
| Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen |
| Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO | Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z.B. Aufbewahrungspflichten) |
| Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | Berechtigte Interessen (z.B. IT-Sicherheit, Betrugsbekämpfung) |
5. Weitergabe von Daten
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Ausnahmen gelten in folgenden Fällen:
5.1 Dienstleister und Auftragsverarbeiter
Wir arbeiten mit sorgfältig ausgewählten Dienstleistern zusammen, die uns bei der Erbringung unserer Services unterstützen:
- Hosting-Anbieter für unsere Website und Anwendungen
- Zahlungsdienstleister für die Abwicklung von Zahlungen
- E-Mail-Service-Provider für die Kommunikation
- Tools für die Terminverwaltung und Video-Coaching
Mit allen Dienstleistern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Diese Unternehmen dürfen Ihre Daten ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeiten.
5.2 Rechtliche Verpflichtungen
In bestimmten Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, Daten an Behörden weiterzugeben, etwa bei:
- Steuerrechtlichen Anforderungen
- Rechtmäßigen behördlichen Anfragen
- Gerichtlichen Anordnungen
- Durchsetzung rechtlicher Ansprüche
6. Speicherdauer
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:
- Anfragedaten: Bis zur vollständigen Bearbeitung plus 6 Monate
- Vertragsdaten: Dauer der Vertragsbeziehung plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre nach Handels- und Steuerrecht)
- Coaching-Dokumentation: Bis zu 3 Jahre nach Programmende, sofern keine längere Aufbewahrung vereinbart wurde
- Newsletter-Daten: Bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung
- Website-Logs: 7 Tage in anonymisierter Form
Nach Ablauf der Speicherfrist werden Ihre Daten routinemäßig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen einer Löschung entgegenstehen.
7. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gemäß der DSGVO umfassende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
7.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten. Die Auskunft umfasst insbesondere die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der verarbeiteten Daten, die Empfänger, die geplante Speicherdauer sowie Ihre weiteren Rechte.
7.2 Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
7.3 Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
- Die Daten sind für die Zwecke nicht mehr notwendig
- Sie widerrufen Ihre Einwilligung und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage
- Sie legen Widerspruch ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe vor
- Die Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet
- Die Löschung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich
7.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber eine Löschung ablehnen, oder wenn Sie die Daten zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen.
7.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
7.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.
7.7 Widerruf der Einwilligung
Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
7.8 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den
Datenschutz und die Informationsfreiheit
Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telefon: 0711/61 55 41-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
8. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen:
- SSL/TLS-Verschlüsselung für die Datenübertragung auf unserer Website
- Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten
- Regelmäßige Sicherheitsupdates und Systemwartung
- Zugriffsbeschränkungen und Authentifizierungsmechanismen
- Regelmäßige Datensicherungen
- Schulung unserer Mitarbeiter im Datenschutz
- Firewall und Intrusion Detection Systeme
Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert und an aktuelle Bedrohungslagen angepasst.
9. Cookies und ähnliche Technologien
Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Diese Cookies speichern keine personenbezogenen Daten und werden nach Ende Ihrer Browser-Sitzung automatisch gelöscht.
Wir setzen keine Tracking-Cookies, Analyse-Tools oder Werbe-Cookies ein. Sollte sich dies in Zukunft ändern, werden wir Sie vorab um Ihre Einwilligung bitten.
10. Besondere Hinweise zu Coaching-Inhalten
Im Rahmen unserer Coaching-Programme teilen Sie möglicherweise persönliche Ziele, Herausforderungen und sensible Informationen mit uns. Wir behandeln diese Informationen mit höchster Vertraulichkeit:
- Coaching-Notizen werden verschlüsselt gespeichert und sind nur für autorisierte Coaches zugänglich
- Ihre persönlichen Ziele und Fortschritte werden niemals ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung geteilt
- Video- oder Audioaufzeichnungen von Coaching-Sitzungen erfolgen ausschließlich mit Ihrer vorherigen Einwilligung
- Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Coaching-Dokumentation verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen
Wir verstehen, dass Vertrauen die Grundlage erfolgreicher Coaching-Beziehungen ist. Der Schutz Ihrer persönlichen Informationen hat für uns oberste Priorität.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienstleistungen sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website verfügbar.
Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Rechte betreffen, werden wir Sie per E-Mail oder über einen deutlichen Hinweis auf unserer Website informieren.
Kontakt für Datenschutzanfragen
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte:
E-Mail: info@venthaluna.sbs
Telefon: +492403609180
Post: venthaluna, Sattlerstraße 9, 77756 Hausach, Deutschland
Wir werden Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen bearbeiten und Sie über die ergriffenen Maßnahmen informieren.